Zo maken wij virtuele workshops succesvol

De maatregelen rondom Covid-19 dwingen ons om op andere manieren samen te werken. Fysiek samenkomen kan haast niet meer en dus gaan we massaal virtueel: het aantal actieve gebruikers van Microsoft Teams is in een week toegenomen van 32 naar 44 miljoen gebruikers! (Business Insider). De gratis conferentieservice Zoom deelt geen groeicijfers, maar groeit stormachtig en zag het aandeel stijgen met maar liefst 800%. Ook Google en Slack zetten alle zeilen bij om de vraag bij te houden.

Martech Masters en NOSUCH Company organiseren veelvuldig workshops en sessies met klanten. Niet alleen fysiek maar ook virtueel. Virtuele sessies hebben het voordeel dat niemand hoeft te reizen, het regelen van zaaltjes en lunches is niet nodig en het bespaart vaak tijd en dus geld. Het grote nadeel is natuurlijk dat je elkaar niet fysiek ziet. Non verbale en 1-op-1 communicatie is daarom lastiger, je mist de energie van het samenzijn, een workshop kan niet te lang duren en het aantal deelnemers kan niet al te groot zijn. Bovendien heb je te maken met allerlei technische randvoorwaarden.

Echter, door onze ervaring met virtuele workshops en de mooie technologie die we tegenwoordig gebruiken, vinden wij dat een goede virtuele workshop niet onder hoeft doen voor fysieke.

Wat doen wij om een virtuele workshop tot een succes te maken? 1. Planning tot in de puntjes

Virtuele workshops en improvisatie gaan niet lekker samen. Daarom wordt jouw workshop tot in de puntjes voorbereid. Op basis van jouw doelen en wensen, ontwerpen wij de inhoud en een proces. Een gedetailleerd draaiboek zorgt er voor dat wij op de dag zelf ook echt alles uit de workshop en de deelnemers halen. Een trial-run behoort tot de mogelijkheden. 2. Dicht bij een fysieke ervaring Wij werken met processen en tools die zoveel mogelijk aansluiten bij wat mensen kennen van fysieke workshops. Tegelijkertijd bieden we ook graag nieuwe mogelijkheden. Zo kunnen deelnemers ook virtueel aan de slag gaan met templates, sticky notes, dot-voting en andere opdrachten. Maar ook anoniem stemmen, werken in groepen en real time digitaal tekenen is nu mogelijk. Wij werken onder meer met Miro, Microsoft Teams en Zoom. Afhankelijk van jou (technische) wensen en mogelijkheden kunnen we ook andere tools gebruiken. 3. Iedereen betrokken en bekwaam Voor sommigen zijn virtuele sessies nog best spannend. Daarom ontvangen alle deelnemers vooraf informatie over de workshop. We informeren ze over het doel en het proces en wat er van hen verwacht wordt. We helpen ze om vooral vertrouwen te hebben in het proces en het team. In de briefing staan instructies over hoe kunnen oefenen en hoe ze het beste kunnen bijdragen aan deze virtuele meeting. Ook tijdens de workshop zal goed gelet worden op de deelnemers, zodat iedereen het naar zijn zin heeft, aan boord blijft en bijdraagt. 4. Techniek op orde Om de meeting te laten slagen is goede technologie en juist gebruik daarvan heel belangrijk. Wij controleren vooraf dat iedereen beschikt over juiste technische setup. Denk aan een goede internetverbinding, de juiste soft- en hardware en een passende werkplek (brainstormen met je kinderen op schoot is heel moeilijk). Van tevoren ontvangen deelnemers linkjes en laten we ze oefenen met de tools, zodat ze in de workshop geoefend aan de slag kunnen. Tijdens de workshop is altijd iemand van ons aanwezig die technische ondersteuning kan bieden, maar dit willen we vooral voorkomen.

5. Een Oceans 11 team We zetten een team neer dat het regelt. Een ervaren facilitator (een soort Danny Ocean) ontwerpt jouw workshop en heeft tijdens de workshop de leiding. Afhankelijk van wat nodig is wordt hij of zij bijgestaan door inhoudelijke experts. De facilitator leidt het proces en heeft de regie. Een workshop wordt minimaal door twee mensen van NOSUCH Group begeleid. We letten op de techniek, de voortgang, het resultaat en natuurlijk op de deelnemers: we houden iedereen aan boord. Ons team is ervaren met het leiden van virtuele workshops en bekend met de tools.

6. Fun en function We zorgen er voor dat niet alleen het resultaat, maar ook het proces een succes wordt. Onze virtuele workshops kennen veel variatie, inspiratie en leuke activiteiten. De facilitator zorgt dat alles goed is voorbereid en vlot verloopt. Uiteraard gaan de deelnemers zelf aan de slag. Als groep, in duo’s of alleen. Met boards, sticky notes, dot-stickers, polls, canvassen en frames. Deelnemers kunnen elkaar en elkaars werk real time zien. Geloof mij, een goede virituele workshop is echt leuk en nuttig! 7. Een resultaat dat telt De facilitator zorgt dat de workshop ook brengt wat de bedoeling was. Of het nu gaat om een merkstrategie, een waardepropositie of een innovatieplan, alles wat we doen zal ingericht zijn om het gewenst resultaat te behalen. Na de workshop krijg je de afgesproken deliverables in een vorm die jouw voorkeur heeft. Denk aan een plan, een registratie in de vorm van een verslag met de boards of een video van de hele workshop. Er kan veel. Je kunt kiezen uit deze - volledig virtuele - workshops

• Martech en Marketing Automation strategy

• Innovatieve Waarde Proposities

• AI Business Impact Scan

• Content Marketing

• Design Thinking

• Storytelling

• Merkstrategie

• Business Innovatie

We ontwerpen ook workshops voor je op maat. Heb je interesse in een virtuele workshop of wil je iets anders vragen? Neem dan even contact met mij op: ritchie@martechmasters.io.

#virtueel #workshop #microsoftteams #zoom #miro #samenwerken